Au-delà de la technique : L’histoire des données accumulées (et parfois oubliées)

 Dans le quotidien d'une petite organisation, tous les jours, des dizaines de fois par jour sans y penser, on crée, enregistre et déplace des fichiers. Des comptes rendus, des listes de contacts, des tableurs financiers, des dossiers... Chaque clic génère de la donnée.

Avec le temps, cette accumulation invisible ressemble un peu à ce grenier ou ce placard où l'on range des objets. On accumule, on stocke, en se disant, on sait jamais.

Si on examine cette manière de faire, on peut se poser la question suivante : Sait-on réellement ce que contiennent ces fichiers, qui y a accès, et surtout, où sont-ils stockés maintenant ?

Le piège de la boîte noire

Trop souvent, par manque de temps, on traite les données informatiques comme une boîte noire. On dépose un document sur un service en ligne gratuit, on utilise une clé USB qui passe de main en main, ou on laisse des dossiers sensibles s'empiler sur le bureau d'un ordinateur sans trop savoir si une copie est faite ailleurs.

Le risque est plus que du ressort technique. Il a des impacts sur le travail des collaborateurs  et sur la prise de décision :

• La dispersion : Quand l'information est partout, elle n'est nulle part. On perd un temps précieux à chercher la « bonne » version d’un document.
• L'angle mort de la sécurité : Comment pouvons-nous protéger efficacement l'environnement si on ignore le chemin emprunté par les informations qui appartiennent à l'organisation ?

Prendre soin du numérique commence par ce petit effort de clarté : ouvrir la boîte noire, regarder le chemin que prennent les données et se demander si ce parcours est vraiment sécuritaire et logique pour l'organisation et les collaborateurs.

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Un pas à la fois

Il ne s'agit pas de tout réorganiser en un après-midi. Cette semaine, posez une ou deux petites actions telles que : 

• inventorier le contenu d'un dossier partagé important;
• vérifier avec votre équipe si des documents professionnels ne dorment pas sur des comptes personnels ou des services "grand public" externes.

Pour ceux qui souhaitent explorer plus amplement les questions de fond sur l'utilité réelle de ce que nous stockons, j'ai publié quelques reflexions sur substack, par exemples : 

Article 8 - Le numérique en situation : Des données… mais pour quoi faire ?

(Note technique : Si la page d'accueil de Substack s'affiche et vous invite à vous inscrire, ne vous en faites pas. Il vous suffit de cliquer sur le lien "VISITEUR - PAR LÀ" situé juste en dessous pour accéder directement et librement à l'ensemble du contenu, sans laisser votre adresse courriel).

Au plaisir de partager ces moments de réflexion avec vous, et à bientôt pour un prochain article !

Ce blogue est avant tout un espace de partage. N'hésitez pas à utiliser l'espace commentaires ci-dessous pour proposer vos propres trucs ou pour me faire part des situations numériques qui vous préoccupent au quotidien. C'est à partir de ces questions et de vos partages d'expérience que s'orienteront tout naturellement les prochains sujets de ce blogue, afin de continuer à prendre soin du numérique ensemble.